Mettre en place la réservation en ligne via ADOC

17 juillet 2019 Adoc

Voici étapes par étapes la procédure afin de mettre en place la réservation en ligne via ADOC :

1ère étape : configurer les créneaux via les courts du club

Configuration ⇒ Courts ⇒ Rechercher
Ensuite Courts par courts, cliquez sur le pictogramme Modifier (crayon bleu)
Vérifier les paramètres du court et ajuster la période d’affichage (non affichable, une semaine, deux semaines…), Enregistrer
Retourner sur le court et cliquez sur le 2ème onglet, Créneaux ouverts à la réservation, vous allez définir les créneaux par jour qui peuvent être réservés, faire Ajouter.
Vous pouvez sélectionner tous les jours (mettre en surbrillance lundi et faire Ctrl + A ou faire une sélection partielle avec la touche Ctrl).
« Entre » heure de début : heure de début possible de réservation
« Incrément (min) : définit la durée du créneau réservable (60 min fortement conseillée soit une heure)
« Et » heure de fin : heure de fin possible de réservation
Enregistrer

2ème étape : configurer Formules d’accès au club

Configuration ⇒ Formules d’accès au club et Ajouter (étape à renouveler en fonction du nombre de vos formules)
Renseigner l’intitulé (nom de votre formule), le type (laisser cotisation), sous type (abonnement ou carnet de ticket), description de la formule (visible sur Ten’Up), le type de public, le type de pratique et le Paiement en ligne en plusieurs échéances, les autres champs peuvent être laissés tels quels, juste remplir « Nombre de réservations simultanées par défaut », si vous choisissez 1, la personne ne pourra réserver qu’un créneau à la fois, Enregistrer

2 autres onglets viennent s’ajouter : Créneaux de formule et tarifs et dates de validité

Cliquer sur Créneaux de formule et Ajouter : vous allez définir les créneaux que vous souhaitez ouvrir à la réservation et qui seront spécifiques à cette formule (court(s), jour(s), heure et début et heure de fin, nombre de personnes par réservation (1 personne en cas de formule carnet de ticket invité, 2 personnes, les 2 seront obligatoirement licenciés ou adhérents du club, 4 personnes en cas de formule double, Padel et/ou Beach Tennis),
– Début et fin de la réservation : le joueur peut réserver entre 14 jours et une heure,
– Délai de suppression : le joueur peut supprimer sa réservation entre 0 et 60 minutes avant le début de cette dernière

Le 3ème onglet va définir le tarif pour la saison 2023,
Tarifs et dates de validité et faire Ajouter
Sélectionner la cible (Adhérents et/ou Grand Public, si vous souhaitez une visibilité totale sur Ten’Up), l’année Adhésion (par défaut 2023), le montant de la formule (si vous mettez une somme, vous pourrez ensuite enregistrer via ADOC les paiements de vos adhérents, si vous ne souhaitez pas le faire, mettez zéro),
– Date de début de validité de l’adhésion (par défaut) et Date de fin de validité de l’adhésion (par défaut)
– le millésime sportif (2023),
– le type de licence (club, découverte ou scolaire),
– le paiement en ligne, si vous cliquez sur le symbole suivant ✓, vous pouvez définir un paiement en plusieurs échéances, jusqu’à 4 en notifiant les pourcentages de chaque échéance,
– Visible par la cible ? si oui (✓), la formule sera visible via Ten’Up,
– Confirmation d’adhésion/inscription sous réserve de validation du club ? si oui, le licencié ou adhérent pourra pré-réserver la formule via Ten’Up
et enfin Enregistrer

Pour activer la formule, cliquer sur le symbole dans la colonne affichage en début de ligne, ce dernier devient alors bleu , la formule est en vente pour 2023.

3ème étape : attribuer en masse la formule aux licenciés et/ou adhérents

Adhérents ⇒ Attribution des formules
– Mettre en surbrillance la formule que vous souhaitez et Attribuer
– Sélectionner les personnes concernées par la formule en cochant à droite et Attribuer (en bas de la page), cette opération est à renouveler si vous avez plusieurs pages…

La configuration est terminée, vos licenciés et/ou adhérents peuvent désormais réserver un court via Ten’Up :
RÉSERVATION ⇒ tableaux par courts ou tableaux par jour,

Le licencié et/ou adhérent choisit le jour et l’heure qu’il souhaite réserver en cliquant sur le créneau libre (en vert), sélectionne la formule et indique son partenaire en tapant les 3 premières lettres de son nom de famille, Enregistrer,

Une nouvelle fenêtre s’ouvre en indiquant le récapitulatif de la réservation : 2 possibilités, enregistrer et confirmer ainsi la réservation ou Annuler, les deux joueurs concernés vont alors recevoir un mail de confirmation de la réservation.

Pour annuler le créneau, il suffit de cliquer sur la réservation, une fenêtre apparaît en vous demandant si vous êtes sûr de vouloir supprimer la réservation.

* par défaut, le licencié se connecte sur l’espace Ten’Up de son club où il est licencié, si ce dernier est adhérent dans un autre club utilisant ADOC, il doit changer de club avant d’effectuer sa réservation via le menu déroulant en haut à droite